Sự khác biệt khi đặt vé máy bay cho doanh nghiệp

Với hành khách cá nhân, đặt vé máy bay chỉ là một thao tác nhanh – chọn chuyến, nhập thông tin, thanh toán. Nhưng với doanh nghiệp, đặc biệt là người phụ trách hành chính – kế toán – trợ lý – thư ký, đặt vé không dừng lại ở thao tác. Đó còn là trách nhiệm!

Vì khi xảy ra sự cố, hành khách không phải người chịu trách nhiệm – mà là người đặt vé.

Doanh nghiệp không cần vé rẻ nhất – họ cần một quy trình tối ưu nhất

Nhiều người chọn đặt vé trên ứng dụng hoặc website vì giá rẻ, thao tác nhanh. Nhưng với doanh nghiệp, điều quan trọng hơn giá là:

• Đổi vé được không? Có giữ được chỗ khi Sếp chưa chốt lịch?

• Đổi tên có mất phí hay không đổi được?

• Xuất hóa đơn đủ thông tin, đúng mã số thuế không? Có bảng kê tổng hợp cho kế toán?

• Có hỗ trợ công nợ hay không?

• Cuối tháng, ai sẽ tổng hợp lại toàn bộ chứng từ hợp lệ?

Nếu không có câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi trên, bạn sẽ rất vất vả trong các tình huống sau:

1. Xử lý sự cố

• Cá nhân đặt sai thì tự chịu.

• Người đặt vé cho công ty đặt sai, dù lỗi hệ thống hay do hãng, vẫn là người phải giải trình.

Nếu đặt từ một đơn vị cung cấp dịch vụ vé doanh nghiệp, bạn có một bộ phận hỗ trợ chịu trách nhiệm cùng bạn, từ đổi vé, giữ vé, hỗ trợ 24/7.

2. Tổng hợp – chứng từ – kế toán

• Đặt qua nhiều kênh → mỗi nơi một mẫu hóa đơn

• Mất thời gian tổng hợp, đối chiếu từng vé

• Chỉ thiếu 1 hóa đơn hoặc sai mã số thuế → không quyết toán được

Trong khi đó, các đơn vị chuyên doanh nghiệp cung cấp:

• Hóa đơn VAT đầy đủ

• Bảng kê theo tháng

• Phân loại theo mã bộ phận hoặc người phụ trách

• Lưu trữ lịch sử đặt vé để kiểm tra lại khi cần

3. Khi cần bàn giao

• Khi công ty thay người, các dữ liệu cũ đặt vé cá nhân rất khó kiểm soát

• Không có hồ sơ hành khách đã từng bay → nhập tay lại từng lần

• Lịch sử đặt vé phân tán, không thể đối chiếu sau 1–2 tháng

Một đơn vị chuyên nghiệp giúp chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu đặt vé, không phụ thuộc vào một cá nhân nào.

Thực tế: Vé rẻ có thể tốn nhiều hơn

Một tấm vé giá rẻ hơn vài trăm nghìn đồng có thể dẫn đến:

• Mất khả năng hoàn, đổi, hủy khi cần điều chỉnh hoặc sửa lỗi sai.

• Không hỗ trợ gấp trong trường hợp cần xử lý sau giờ làm việc

Tiết kiệm vài trăm nghìn, nhưng tốn cả tiếng để xử lý một lỗi nhỏ, là điều mà doanh nghiệp không nên đánh đổi.

Đặt vé không phải là nghiệp vụ chính của thư ký, kế toán hay HR. Nhưng nếu bạn là người được giao nhiệm vụ này, bạn cần một đối tác như BNtravel